Comment as-tu géré la rédaction des procédures dans ton laboratoire ?
Voici la réponse de Abderrhamane Maiga, du Centre d'Infectiologie Charles Mérieux du Mali, à Bamako
J'avoue que depuis en avril 2014, après l'audit initial de notre laboratoire avec la checklist du LQSI selon la norme ISO 15189 : 2012, j'étais très perplexe et je me posais la question sur la faisabilité d'un tel projet d'accréditation. Ne connaissant pas la norme et ne l'ayant jamais lu, on imaginait déjà que l'investissement et le travail demandé allaient être importants.
Ainsi, une nouvelle organisation du laboratoire a été effectuée en nommant des chefs d'unité (Microbiologie, Biochimie, Hématologie, Séro-immunologie), un responsable qualité, un responsable hygiène et sécurité, une gestionnaire du laboratoire et en créant une « Cellule Assurance Qualité ».
Concernant la rédaction des procédures et des modes opératoires, il était nécessaire d'impliquer tout le personnel à chaque niveau du processus conformément à la norme.
La rédaction des documents qualité a été pour nous la plus grande difficulté.
Dans un premier temps, nous avons cherché à responsabiliser tous les chefs d'unité pour la rédaction des procédures et des modes opératoires au travers de sensibilisation. Cette stratégie n'a pas abouti. Ensuite, lors des réunions de la Cellule Assurance Qualité, nous avons décidé de mettre comme objectif annuel pour chaque chef d'unité la rédaction d'un certain nombre de procédure. Nous avons alors observé une nette amélioration.
Pour aller plus loin, nous avons adopté une méthodologie où le responsable qualité, en collaboration avec les chefs d'unité, rédige les procédures techniques. Après la mise sous format qualité par le Responsable Qualité, les procédures sont vérifiées par le suppléant du chef d'unité, approuvées par le directeur de laboratoire et classées en version papier dans des classeurs disponibles au niveau de chaque unité du laboratoire.
Malheureusement, cette façon de rendre les procédures disponibles au niveau de chaque unité a été abandonnée car il y avait des récurrences de pages. Nous ne pouvions pas assurer correctement la mise à jour et le remplacement des documents au laboratoire.
Finalement, ce qui a le plus marché pour nous est la mise en œuvre d'une gestion centralisée des procédures et des modes opératoires au niveau du responsable qualité. Une master-list a été créée avec le nom complet des documents, leur référence, leur version et leur date de mise en application. Une fois approuvés, les documents sont diffusés et mis à disposition pour l'ensemble du personnel au niveau de leur lieu d'application en version PDF. Nous avons pu rédiger tous les documents qualité nécessaires à notre SMQ, conformément à la norme ISO 15189. D'ailleurs, notre gestion a été un point fort durant notre audit d'accréditation.
Aujourd'hui, nous allons pouvoir basculer notre système documentaire sur un modèle numérique grâce à un logiciel dédié. Il nous permettra d'avoir une gestion plus efficace de notre SMQ.